Wewnętrzne regulacje

Wewnętrzne regulacje Banku służą przeciwdziałaniu i identyfikacji różnego rodzaju ryzyk związanych z prowadzeniem działalności bankowej. Pracownicy są systematycznie szkoleni z zasad przeciwdziałania nadużyciom i zapewnienia ochrony środków i danych Klientów.

Polityka zapewnienia zgodności (Compliance)

Monitorując spełnianie regulacji wewnętrznych i zewnętrznych, Bank Millennium za szczególnie istotne uważa:

• przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

• zapewnienie zgodności wewnętrznych aktów normatywnych Banku Millennium z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, a także z rekomendacjami wydawanymi przez organy nadzorcze,

• zarządzanie konfliktami interesów,

• przestrzeganie zasad etycznych,

• ograniczanie transakcji osobistych i ochrona informacji poufnych związanych z Bankiem Millennium, instrumentami finansowymi wydanymi przez Bank, jak również informacji związanych ze sprzedażą/zakupem takich instrumentów,

• monitorowanie i zapewnienie zgodności w zakresie produktów inwestycyjnych objętych dyrektywą Unijną MiFID.

Raport oceny adekwatności i skuteczności systemu nadzoru zgodności z prawem jest prezentowany co kwartał Zarządowi Banku i Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej oraz corocznie Radzie Nadzorczej.

G4-DMA EN29, G4-DMA SO8

Przypadki spraw prawnych

Pozwy grupowe Klientów hipotecznych Banku

Wartość kar

G4-SO8

Przeciwdziałanie nadużyciom

W celu efektywnego zwalczania nadużyć i skutecznego im zapobiegania stworzono Program Zarządzania Ryzykiem Nadużyć będący podstawą dla istniejącego i na bieżąco modyfikowanego systemu przeciwdziałania nadużyciom. System ten umożliwia koordynowanie działań jednostek Banku zaangażowanych w przeciwdziałanie nadużyciom w zakresie wykrywania, badania i zapobiegania nadużyciom, dostarczając jednocześnie profesjonalnych narzędzi gwarantujących efektywną ochronę Banku.

Jednym z elementów programu jest szkolenie Pracowników Oddziałów, którzy ze względu na bezpośredni kontakt z Klientami mają największą możliwość identyfikacji podejrzanych zachowań. Oprócz szkoleń dla nowych Pracowników Sieci (484 osoby przeszkolone w 2015 roku), prowadzona jest strona w intranecie z wszystkimi potrzebnymi informacjami i materiałami, a także rozsyłane są do Pracowników informacje dotyczące nowych sposobów i metod stosowanych przez oszustów.

Innym elementem programu jest specjalnie stworzone konto poczty elektronicznej oraz alarmowy numer telefonu działające 24/7/365 tak, aby każdy Pracownik Banku w przypadku wątpliwości związanych z podejrzeniem nadużycia mógł je natychmiast wyjaśnić. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku identyfikacji przez Pracownika tzw. oszustwa na wnuczka, gdyż pozwala na szybką reakcję w tej sprawie.

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CTF)

Stosowany przez Bank Program przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CTF) jest kompleksowym systemem identyfikacji obszarów zagrożenia, jakie niesie ze sobą przestępstwo prania pieniędzy.

Działania podjęte w ramach realizacji programu polegają m.in. na stosowaniu wobec Klientów środków bezpieczeństwa finansowego uzależnionych od oceny ryzyka prania pieniędzy, rejestrowanie i raportowanie transakcji, typowanie transakcji podejrzanych, współpracę z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej.

Bank Millennium na bieżąco dostosowuje raporty do analizy transakcji podejrzanych, uwzględniając funkcjonujące w danym okresie schematy (branże, kierunki przepływu środków finansowych, zachowania Klientów) w celu skutecznej identyfikacji i raportowania transakcji mogących mieć związek z procederem prania pieniędzy.

Wprowadzone procedury wewnętrzne, rozwiązania organizacyjne oraz programy szkoleń dla Pracowników, zapewniają sprawne funkcjonowanie Programu.

Regulacje antykorupcyjne

Regulacje antykorupcyjne opisane w wewnętrznych politykach zapewnienia zgodności oraz Kodeksie etycznym Grupy Banku Millennium odnoszą się do przyjmowania i oferowania korzyści przez Pracowników Banku, zasad kontaktów z osobami pełniącymi funkcje publiczne, instytucjami publicznymi i partiami politycznymi. Regulacje odnoszą się również do Dostawców oraz kontrahentów Banku. Każdy Dostawca biorący udział w przetargu, poprzez podpisanie oświadczenia, zobowiązuje się do przestrzegania zasad zawartych w Kodeksie Etycznym Banku.

Pracownicy mogą zgłaszać pytania oraz zaobserwowane nieprawidłowości dotyczące naruszenia przepisów prawa, regulacji i norm etycznych za pośrednictwem dedykowanej linii telefonicznej oraz skrzynki mailowej albo też skontaktować się z bezpośrednim przełożonym lub kierującym Departamentem Zapewnienia Zgodności.

W ramach prowadzonych audytów wewnętrznych, badaniom podlega podatność procesów bankowych na różnego rodzaju zagrożenia i nadużycia, w tym zjawisko korupcji.

G4-DMA SO3, G4-DMA SO5

G4-SO3, G4-SO5

Bezpieczeństwo informacji

System zarządzania bezpieczeństwem informacji stosowany w Banku wzorowany jest na międzynarodowej normie ISO/IEC 27001, w której określono wymagania dotyczące ustanowienia, wdrożenia, eksploatacji, monitorowania, przeglądu, utrzymania i doskonalenia zarządzania bezpieczeństwem informacji w organizacji.

Przyjęty model zarządzania bezpieczeństwem informacji wyznacza kompleksowy system ochrony wszelkich informacji przetwarzanych w Banku, w tym dotyczących zarówno Klientów, Pracowników oraz realizowanych transakcji. Do realizacji tego celu Bank wykorzystuje środki organizacyjne, informatyczne, telekomunikacyjne, a w szczególności mechanizmy ochrony urządzeń, systemów, aplikacji, baz danych oraz kanałów komunikacyjnych.

Bank stale analizuje nowe zagrożenia oraz metody działania przestępców tak, aby skuteczniej im przeciwdziałać. Ponadto aktywnie współpracuje z innymi podmiotami sektora finansowego w Polsce i za granicą wymieniając wiedzę o nowoczesnych zagrożeniach, trendach oraz zmieniających się metodach nadużyć.

Szczególna uwaga przykładana jest do ciągłości świadczonych przez Bank usług. Wdrożony w Banku System Zarządzania Ciągłością Działania ma na celu zapewnienie dostępności kluczowych procesów oraz systemów informatycznych niezależnie od zdarzeń losowych. Rozproszona architektura środowiska informatycznego również zwiększa odporność na zagrożenia.

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny

Audyt wewnętrzny

Audyt wewnętrzny opiniuje wprowadzane i aktualizowane w Banku regulacje, niezależnie i obiektywnie ocenia i doradza jednostkom w zakresie audytowanego obszaru. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.

Departament Audytu Wewnętrznego jest jednostką niezależną, podlegającą Prezesowi Zarządu Banku, a wyniki swoich działań raportuje Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej i Radzie Nadzorczej Banku. Wyniki przeglądu funkcjonowania całego systemu kontroli wewnętrznej, jak i wybranych jego elementów są prezentowane cyklicznie i podlegają ocenie Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Banku.

G4-DMA FS9, G4-FS9

Audyt Wewnętrzny – działania przeprowadzone w roku 2015

Audyt zewnętrzny

W roku 2015 Audytorem Zewnętrznym dla Banku był PwC. Oprócz współdziałania przy wykonywaniu podstawowych zadań Audytora Zewnętrznego, takich jak przegląd i badanie półrocznych i rocznych sprawozdań finansowych, Bank realizuje wraz z PwC koncepcję bieżącego monitorowania i konsultowania zdarzeń ekonomicznych pod kątem prawidłowej prezentacji w pozostałych sprawozdaniach finansowych. Stosowanie takiego podejścia powoduje, że informacje w sprawozdaniach śródrocznych są prezentowane w taki sam sposób jak w sprawozdaniu rocznym.